一、参加境外研修需报销机票所需材料:

[1] 出国批件原件,复印件,境外研修审批表复印件
[2] 护照个人信息页,签证页,及盖有出入境章的页面的复印件
[3] 往返登机牌原件
[4] 购买机票的电子客票行程单或“上海交通大学”抬头的机打发票为了保证供应商能及时提供相应票据,请在购买机票后就要求对方寄出票据
[5] 机票预订订单
[6] 银行自助终端凭条或网上付款记录

注意:
[1] 机票原则上要求是国内航空公司,如因特殊原因购买外航,请附一份外航情况说明,详叙购买外航的原因,并要求本人签名。
[2] 外文票据上需用中文注明开支内容,日期,数量,金额等,并签字。
[3] 出访实际时间必须与批件上的出访时间严格一致,如时间不符,费用不予报销。
[4] 回国之日起10个工作日内将所有报销材料提交给致远609办公室审核,如遇节假日,日期顺延,逾期不允许报销

二、申请报销流程

[1] 登陆,选择“服务大厅”中的“国际交流”版块,选择“因公出国(境)报销申请”

[2] 输入批件号,基本信息会自动显示。按要求填写“因公出国(境)报销申请表”,并提交出访总结及清晰的护照信息。

[3] 提交申请表后,需经团队负责人审核确认之后,填报人可以在我的数字交大系统的待办事项中,出现报销申请的流程

[4] 打开流程,在申请页的右侧,点击“财务预约”进入财务系统报销界面进行预约报销

[5] 跳转至财务报销系统页面,需要填写项目号,请在预约申请时联系学院查询项目号,电话54745380(注意:*号标记的所有内容都需要填写) ,附件数按照实际需要递交的纸质材料页数填写。

[6] 点击“下一步”,将需要报销的金额如实填写,一般只报销机票相关费用。(注意:按照批件上的经费要求,如果无伙食,公杂,住宿等报销,请将这些数额更改为0)

[7] 点击“下一步”进入到汇款账号页面,请如实填写自己名字的银行卡信息(户名,银行账号,金额为实际申请的总金额)

(注意,“开户银行”请搜索输入关键词,例如输入“上海市”“交通大学”点击查询,可以获得银行支行名称,选定银行,点击确定即可)

[8] 填写完毕之后,点击“下一步”进入到最终页面,打印预约单。预约完毕之后,请把打印的预约单,及该流程“一”内要求的所有报销材料汇总,交至致远609办公室审核签字之后,交往行政B楼一层财务大厅,投入入口前台处“外汇”箱
[9] 预约单递交之后,可以在财务系统页面跟踪单子进行情况,保持手机畅通以免出现需要补全或更改材料的电话或短信通知,直至显示“报销完成”。

三、注意事项

[1] 根据“一件一报”的原则,请出访人尽可能把一次因公出国(境)需报销费用全部在“因公出国(境)报销申请”中完成。

[2] 若此次出访任务未出行也未产生任何费用,未出访人仍需登陆“因公出国(境)报销申请”勾选“取消行程”后提交,否则会影响团组成员下一次出访申报。单个成员的未出访不影响其他人员正常报销,进入报销界面后删除未出访人姓名即可。

[3] 摘要、出国(境)批件号、出访人员、出访国家 /地区 、离境与入境时间等行程信息在预约报销系统中自动生成,并且无法修改;其他预约报销信息可根据实际报销需求进行填写和修改。

[4] 出访团为多人的,出访成员在“因公出国(境)报销申请”中需选择是否单独报销:选择“否”,则所有成员的出国(境)费用需报销在一份预约单中;选择“是”,则每位成员的出国(境)费用需单独预约报销。经出访团负责人确认同意后,便可进行相应预约报销。

[5] 请务必保持出访行程与申报行程的一致,包括出访时间、访问城市(线路)、经费情况等。由于根据国家规定,因公出访需严格按照审批结果执行,故时间和城市(线路)一旦出访后不允许擅自更改。如审批流程已经结束,还需要变更,请务必于出访前完成更改批件的申请,否则回国后无法正常报销。