一.批件申请类别

出国(境)手续分为因公出国和因私出国,办理因公或因私手续的区分标准为:出访任务是否与学习活动相关。

  1. 如有任何关联性,无论是否需要学校或学院资助(国际旅费、食宿费、会议注册费等),必须填写 “校本部因公出国(境)申请”(http://my.sjtu.edu.cn/Task),用交大邮箱账号登陆。

  2. 为了确保出国(境)手续顺利办理,务必在出访前1个月填写‘致远学院学生出访信息统计表’ ( http://form.mikecrm.com/f5pXgf),以供学院向学校报送信息使用。逾期填写统计表将影响批件申请进程。

  3. 根据学生手册规定,请假3天以内需填写“致远学院本科生请假审批表”(见附件),请假3天以上需填写“上海交通大学本科生请假审批表”(见附件)。

  4. 如完全无关,按照实际出访事由如实填写“校本部因私出国(境)申请”,学期内的因私出国(境)必须先向教务老师提交请假审批表,获准后方可进行网申程序。

二.因公批件申请程序

(一)境外研修(自行联系的毕业设计、科研实习等)

  1. 学期内出访,申请者应在出国(境)申请的“附件”栏上传带有项目主任、教务老师和学院党总支书记共同签字的“境外研修院内申请表”,以及教学副院长、教务老师签字通过的“请假审批表”。研修时间超过6周并按时获得批件者,可获学院旅费资助(注:批件中经费来源选择“专项经费”)。

  2. 按照学校要求上传其它附件材料。

  3. 以上纸质材料复印件需在出访前交至国际化办公室备案。

(二)国际会议及竞赛

  1. 学期内出访,申请者应在出国(境)申请的“附件”栏上传带有项目主任、学院党总支书记签字的详细情况说明(包括会议/竞赛名称、时间、地点、申请人任务、同意资助项目费用等内容),以及教学副院长、教务老师签字通过的“请假审批表”。

  2. 按照学校要求上传其它附件材料。

  3. 以上纸质材料复印件需在出访前交至国际化办公室备案。

(三)校级项目

  1. 学期内出访,申请者应向国际化办公室提交教学副院长、教务老师签字通过的“请假审批表”。

  2. 按照学校要求上传其它附件材料。

  3. 批件复印件需在出访前交至国际化办公室备案。

三. 特别注意

(一)出访者需严格遵守学院规定:

1) 批件审核通过后才可出访,批件复印件需分别交至学生培养办和国际化办公室备案;

出访者需并按批件时间出访,明显来不及完成网批手续的出访,学院初审将不予通过;未拿到学校批件不得私自出访。请出访人员合理安排,预留足够审批和办理签证的时间。

2) 绝不允许逾期提交批件更改申请,请按学校规定预留足够时间;

如因特殊原因需要更改批件,申请者应及时撰写详细情况说明,并请项目主任、学院党总支书记审核,获得签字许可并盖院章后在原批件到期前一个月到my.sjtu.edu.cn内填写“因公出国(境)批件更改申请”,并按学校要求提交其它相关材料;由于不更改批件造成的一切后果学生自负。

3) 出访时间与邀请函时间严格一致,前后不得超过一天,并考虑时差如实填写批件;严格禁止早走晚回。

(二)违纪违规处理办法:

违规出访取消国际旅费资助及境外研修奖学金评选资格;

违规出访取消当年及下一年度奖学金评选资格及评优资格(适用于2017年4月1日起申请的批件);

有违反《学生手册》相关规定的情节,按规定处理。

(三)国际旅费报销规定:

1) 国际旅费实际能否报销需由学院结合申请人在外访问综合表现进行审核决定;

2) 旅费报销申请需在回国十个工作日内完成(假期顺延);

3) 严格遵守学院、学校的规章制度,不得参与违法犯罪活动。

任何境外出访活动必须完成因公或因私手续中的一项,如对手续办理有疑问,请咨询学院国际办609办公室,电话:021-54745761。最终解释权归属于致远学院国际办公室。

附表

致远学院本科生请假审批表.doc

致远学院境外研修项目院内审批表.docx

上海交通大学本科生请假审批表.doc